یکی از روشهای تحلیل، «دستهبندی» و «طبقهبندی» موضوع مورد مطالعه است. لودویک برتالنفی اولین نظریهی عمومی سیستمها را بر مبنای دستهبندی و طبقهبندی مطرح کرد. دستهبندی و طبقهبندی برمبنای ویژگیهای اصلی موضوع مورد بحث انجام میگیرد که مجموعهی این ویژگیها تأثیر بسزایی در شناخت نسبت به آن موضوع ایجاد میکند. برای مثال در موضوع «حمل و نقل عمومی»، ابزارهای حمل و نقل به سه دسته ابزارهای حمل و نقل زمینی، هوایی و آبی تقسیم میشوند. این دستهبندی و ویژگی تمییزدهندهی دستهها، خود یک مبنای مهم برای شناخت موضوع محسوب میشود و منجر به شفافیت موضوع در ذهن تحلیلگر میشود.
در بررسی ابزارها نیز بعد از تعریف و تعیین حد و مرز آن میتوان از منظرهای مختلفی، ابزارها را دستهبندی کرد تا شناخت شفافتری از آن حاصل گردد. با توجه به بررسیهای انجام شده، به نظر میرسد که دستهبندی ابزارها از ۶ منظر معنیدار و مفید باشد:
هر ابزاری در هر یک از این ۶ بعد به یک دسته تخصیص پیدا میکند که بر اساس قواعد و شرایط ذکر شده در مورد هر یک از این دستهها میتوان به شناخت نسبتاً خوبی از مصادیق ابزارها دست یافت. در ادامه دستههای ایجاد شده در هر یک از این ابعاد و ذکر برخی از ویژگیهای هر یک از این دستهها بررسی خواهد شد:
۱. دستهبندی بر اساس سطوح کاربرد
منظور از سطوح کاربرد، سطحی از انتزاع است که ابزار در آن لایه مورد استفاده قرار میگیرد. از آنجایی که در چرخه ایده تا عمل یا اجرا، یک مفهوم باید مراتبی را طی کند تا به یک واقعیت تبدیل شود، میتوان مراحلی را مبنایی برای دستهبندی قرار داد. در اینجا سه سطح «مفهومی یا محتوایی»، «منطقی» و «اجرایی» بهعنوان دستههای این دستهبندی مدنظر قرار میگیرند. تعریف مختصر از ابزارهای هر یک از این سطوح عبارت است از:
- ابزارهای لایهی مفهومی: ابزارهایی هستند که ذهن، نگاه و رویکردهای انسان را تحت تأثیر قرار میدهند. ابزارهای این لایه باعث تسهیل در تفکر و مفهومسازی میشوند. ویژگی کلیدی این لایه، تفسیرپذیری (هرمونوتیک) بالای آنها است.
- ابزارهای لایهی منطقی: ویژگی ابزارهای این لایه ، تفسیرپذیری حداقلی است و اغلب افراد حتی با دیدگاهها و سلایق متفاوت به یک شکل از آنها استفاده می کنند. خروجی این ابزارها، عمدتاً نرم است.
- ابزارهای لایهی اجرایی: برای کارهای عملیاتی و اجرایی به کار می رود. جنس ابزارهای این لایه عمدتاً فیزیکی است.
در شکل زیر برای ابزارهای هر لایه و همچنین اشتراکهای بین لایهها ، مثالهایی ذکر شده است:
همانطور که در مثالهای ذکر شده در تصویر مشاهده میشود، فصل مشترک بین این لایهها نیز از اهمیت بسیار بالایی برخوردارند و ابزارهای تولید شده در این لایه اثرات ویژهای را در جامعه ایجاد میکنند. برای مثال، در قسمت اشتراک بین لایهی منطقی و لایهی اجرایی، ابزارهایی مثل «شبکهی اجتماعی» وجود دارند که از یک طرف چارچوب «تعاملات جامعه» را شکل میدهند و از این منظر در لایهی منطقی است و از طرف دیگر تعاملات در بستر ایجاد شده توسط آن انجام میشوند و از این منظر در لایهی اجرایی نیز قرار میگیرند و همین دو سویه بودن این ابزارها است که اهمیت آنها را دوچندان میکند.
۲. دستهبندی بر اساس کاربردهای ابزار
همانطور که پیشتر در تعریف ابزار نیز اشاره شد، ابزارها مصنوع بشر هستند و از این رو طبق ادبیات مرسوم «علم سیستم»، سیستمهایی هدفمند محسوب نمیشوند؛ چراکه قابلیت تصمیمگیری در شرایط مختلف را ندارند. ابزارها بهمنظور انجام کارکردی در سیستم فرادست خود تعریف میشوند و همانطور که در تعریف نیز بدان اشاره شد، ابزارها در بالاترین سطح انتزاع، ۳ کارکرد اصلی دارند: «توانمندسازی»، «تسهیلگری» و «هدایتگری». در شکل زیر، این سه کارکرد و نمونههایی از هر کدام از این موارد نشان داده شده است:
البته ابزارهایی که با کارکرد هدایتگری ایجاد میشوند، لاجرم باید کاربر خود را در انجام کاری «توانمند» کنند و اینکه انجام یک کار را برای او «تسهیل» کنند تا امکان ترویج و همهگیر شدن را داشته باشند. نکتهی دیگری که در این دستهبندی باید مدنظر داشت، فصل مشترک بین این دستهها است؛ یعنی این طور نیست که این سه دسته، فضای «ابزارها» را افراز کنند. لذا برخی از ابزارهای پیچیده که مجموعهای از ابزارهای سادهاند، ممکن است که هم تسهیلگر باشند؛ هم توانمندساز؛ و هم هدایتکننده.
۳. دستهبندی بر اساس مراحل انجام کار
بشر برای انجام هر کاری ابتدا شناخت پیدا میکند؛ بعد در مورد انجام آن کار تصمیمگیری میکند؛ و نهایتاً اقدام به انجام آن کار میکند. لذا در انجام کارهای مختلف، ابزارهایی برای هر یک از این مراحل ایجاد شده و توسعه یافتهاند؛ لذا با انتزاع ابزارها از این منظر، میتوان ابزارها را به دستههایی با عناوینِ این سه مرحله، دستهبندی کرد. در شکل زیر این مراحل ارائه شده و برای هر یک مثالهایی ذکر شده است:
در ادامه سعی میشود که با تجزیهی هر یک از این سه مرحله، ابزارهای ایجاد شده در هر یک از این دستهها ذکر گردد:
- مراحل شناخت:
- مراحل تصمیمگیری:
تفاوت ترازوی دیجیتال و دوکفهای در این است که ترازوی دو کفهای جرم دو شیء را با هم مقایسه کرده و سبکتر و سنگینتر بودنشان نسبت به هم را مشخص میکند، درحالی که ترازوی دیجیتال جرم یک شیء را تعیین میکند و در آن مقایسهای رخ نمیدهد. بنابراین ترازوی دیجیتال ابزار ارزیابی و ترازوی دوکفهای ابزار مقایسه است.
- مراحل اقدام:
اکثر این مثالها و ارتباطشان با مراحلی که ذیلشان ذکر شدهاند، مشخص است. فقط شاید لازم باشد به نکتهای در مورد «سختافزار» اشاره شود. سختافزار گاهی بستر انجام کار است؛ ولی گاه حین اقدام نیز از آن بهره گرفته میشود و از این رو است که هم ذیل «مقدمات اقدام» و هم ذیل «اقدام» بدان اشاره شده است.
۴. دستهبندی بر اساس ماهیت «ابزار و کارکرد»
یکی از مهمترین دستهبندیهایی که در مورد ابزارها قابل ارائه است، دستهبندی بر اساس «ماهیت خود ابزار» و «ماهیت کارکرد ابزار» است. منظور از «ماهیت»، «فیزیکی» یا «غیرفیزیکی» بودن آنها است. با توجه به این توضیح مختصر، ۴ فضای مختصاتی ایجاد میشوند که هر ابزار را میتوان به یکی از این ۴ فضا تخصیص داد. در شکل زیر به این فضاها و مصادیقی از هر کدام از آنها اشاره شده است:
ابزارها و کارکردهای «فیزیکی» عمدتاً چندان متأثر از فلسفه و جهانبینی نیستند؛ اما همانطور که از نوع مثالها مشخص است، ابزارهایی که «ماهیت ابزار» یا «ماهیت کارکرد ابزار»، غیرفیزیکی باشند، نوع نگاه طراحان آن، اثرات ویژهای بر ذهن کاربران خواهد گذاشت. اهمیت این دستهبندی نیز از همین منظر است.
۵. دستهبندی بر اساس سطح کاربران ابزار
دستهبندی دیگری که در شفافسازی ابزارها قابل ارائه است، سطح کاربرانی است که ابزار برای استفادهی آنها طراحی میشود. در اینجا، کاربران به ۵ سطح تفکیک شدند:
- سطح فردی: ابزارهایی که افراد در امور شخصیشان مورد استفاده قرار میدهند.
- سطح گروهی: ابزارهایی که برای هماهنگی گروهها مورد استفاده قرار میگیرد.
- سطح سازمانی: ابزارهایی که برای سازماندهی سازمانها و نهادها استفاده میشود.
- سطح اجتماعی ملی: ابزارهایی که برای رصد، انسجام، ارتباط و … در سطح ملی استفاده میشود.
- سطح اجتماعی فراملی: ابزارهایی که برای رصد و هدایت در سطح بینالملل استفاده میشود.
اهمیت این ابزارها در تحلیل و طراحی ابزارها کاملاً واضح به نظر میرسد. در شکل زیر به رابطهی بین این سطوح و نمونههایی از ابزارهای هر سطح اشاره شده است:
برعکس بودن هرم فوق به این علت است که تعداد مخاطبان طبقات بالایی بیشتر و اهمیّتش نیز بیشتر است؛ چون «گروه»، «سازمان» و «اجتماع» از افراد تشکیل میشود و اگر افراد جامعه اصلاح شوند، عملاً مدیران، طراحان، مسئولین و اجتماعات نیز اصلاح میشوند. البته این موضوع اهمیت ابزارها در سطوح دیگر را نفی نمیکند و ضعف در هر سطح میتواند مشکلاتی را به وجود آورد. یعنی هرچند افراد خوب باشند اگر ابزارهای اجتماعی و سازمان خوب نباشند مشکلاتی پیش خواهد آمد.
۶. دسته بندی بر اساس نوع کاربری
علاوه بر دستهبندیهای فوق، دستهبندی دیگری نیز برای ابزار لازم است و آن دستهبندی از منظر نوع کاربری است. به عبارتی ابزارها براساس نحوه استفاده به سه دسته استفاده فردی، استفاده گروهی و استفاده ترکیبی فردی و گروهی تقسیم میشوند. ابزارهای ترکیبی، یعنی هم بهصورت فردی و هم بهصورت گروهی قابل استفادهاند. این دستهبندی در زیر آمده است:
این دستهبندی با دستهبندیِ سطوح کاربران – شامل فرد و گروه – (دستهبندی پنجم) متفاوت است. ممکن است یک فرد برای یک سازمان برنامهریزی استراتژیک انجام دهد که در این صورت «مدل برنامهریزی استراتژیک»، برای فرد برنامهریز کاربری دارد؛ ولی نتیجهاش بهصورت برنامهی استراتژیک در لایهی سازمانی خواهد بود. به عبارت دیگر ابزار برنامهریزی استراتژیک در دستهبندی براساس سطح کاربران ابزار در سطح سازمان قرار دارد و در دستهبندی براساس نوع کاربری در قسمت استفاده فردی قرار دارد. مثلاً وقتی که یک فرد تحلیلگر، جدول SWOT را برای یک سازمان پر میکند، آن فرد تحلیلگر، کاربر این جدول است؛ ولی کاربری این ابزار در سطح سازمانی معنی پیدا میکند.