با توجه به تعریف ابزار و همچنین دسته‌بندی‌های ارائه شده از ابزار، می‌توان تعریفی از «ابزارهای نرم» ارائه داد:

ابزار نرم، ابزاری است که یکی از این ۲خصوصیت را داشته باشد: ماهیت‌ش غیرفیزیکی باشد. ضمن اینکه ماهیت فیزیکی و کارکرد نرم دارد، ابزار بین «گروه انسان‌ها» باشد، (مثل پول).

اگر ابزاری ماهیت غیرفیزیکی داشته باشد، چه کارکرد فیزیکی داشته باشد و چه کارکرد غیرفیزیکی داشته باشد ابزار نرم محسوب می‌شود. ابزاری با ماهیت فیزیکی درصورتی ابزار نرم محسوب می‌شود که همانند «پول» هم کارکرد غیرفیزیکی داشته باشد و هم ابزاری بین انسان و انسان باشد.

همانطور که مشاهده می‌شود، خصوصیت اول چندان پیچیده نیست و نمونه‌هایی از آنها در بخش «دسته‌بندی بر اساس ماهیت ابزار و کارکرد آن»، آن ذکر شد. اما در مورد خصوصیت دوم لازم به ذکر این نکته‌ی دقیق است که اگر ابزاری ماهیت فیزیکی و کارکرد غیرفیزیکی داشته باشد، ولی ابزار بین انسان و انسان نباشد، ابزار نرم محسوب نمی‌شود. در این شرط، یک ابزار باید رابط بین انسان‌ها باشد تا به آن ابزار نرم گفته شود؛ این تفاوت کاملاً از نوع استفاده از آن ابزار می‌آید. مثلاً ممکن است انسانی با یک تلسکوپ، انسان دیگری را ببیند؛ ولی چون انسان از منظر طبیعت‌ش دیده می‌شود، این ابزار، ابزار نرم محسوب نمی‌شود. در مقابل، مشاهده می‌شود که ابزاری مثل «پول»، ابزار ارتباط اقتصادی انسان‌ها می‌شود و در شرایط اقتصادی امروز تمامی تعاملات اقتصادی بر پایه‌ی پول تعریف می‌شود و به همین علت پول، یک ابزار نرم محسوب می‌شود.

ابزاری، ابزار سخت محسوب می‌شود که فیزیک آن ابزار در کارکردش موثر است. برای مثال، اندازه یک چاقو در کارکردش موثر است یا اندازه عدسی‌های تلسکوپ در کارکرد تلسکوپ تفاوت ایجاد می‌کند، در حالی که اندازه کتاب در کارکرد آن تاثیری ندارد.

اجزای ابزار نرم

هر ابزار نرمی از سلسله‌ای از «قالب» و «محتوا» تشکیل می‌شود. منظور از «قالب»، «ساختار، منطق، قواعد و اصول حاکم بر یک ابزار است» و منظور از «محتوا»، «مفاهیم و اطلاعاتی است که بر اساس قالب ابزار شکل می‌پذیرند». این اجزا به‌طور مبسوط در بخش «تجزیه و تحلیل ابزار» مورد بحث قرار خواهد گرفت و هدف از ذکر مختصر در این بخش، استفاده از آن در ارائه‌ی یک دسته‌بندی از ابزارهای نرم است.

دسته‌بندی ابزارهای نرم از منظر قالب

ابزارهای نرم از نظر قالب به ۵ دسته تقسیم می‌شوند که در شکل زیر  اشاره شده است. در ادامه‌ی این بحث به بررسی مختصر هر یک از این دسته‌ها پرداخته خواهد شد.

ابزارهای توصیفی و توصیه‌ای

ویژگی‌های این نوع ابزارها عبارت‌اند از:

• • عموماً مبتنی بر تجربه موفق بشری هستند.
    • مثلاً در مدیریت جلسه، یک یا چند نفر یک تجربه موفق داشته‌اند و این تجربه موفق تبدیل به یک توصیه شده است. مثال‌هایی همچون کتاب «قورباغه‌ات را قورت بده» همه یک تجربه موفق بشری هستند. در بسیاری از موارد بدون ابزارهای توصیفی و توصیه‌ای نمی توان ابزار پیچیده ساخت. البته در این دسته از ابزارها اگر بحث ابزارهای اسلامی و بومی مطرح شود، می‌توان این ویژگی را تغییر داد؛ یعنی گزاره‌های درستِ گرفته شده از منابع الهی، وحی و زندگی معصومین را جایگزین کرد.
  • با فرمت گزاره‌ها و توصیه‌های توصیفی هستند.
  • قابلیت فهم و اجرای چندگانه دارند.
  • نیاز به ابزار دیگر در اجرای برخی توصیه‌ها دارند. مثلا در شش کلاه یک سری جداول و فرمها تعریف می شود.
  • بستگی موفقیت به ذهن، تجربه و قدرت استفاده کننده دارند. مثلا تکنیک خلاقیت، بسته به فرد می‌تواند موثر یا بی فایده باشد.
  • استفاده از این ابزارها به کسانی که توانمندی ذهنی مناسب و سبکی خاص برای زندگی و کار دارند اصلا توصیه نمی‌شود. کسانی که توانمندی ذهنی دارند باید خود اقدام به تولید ابزار کنند. توصیه‌ها و سبک‌ها فرد به فرد متفاوت است. کسی که قدرت دارد می تواند برای خود تکنیک خلاقیت ایجاد کند.

ابزارهای سامان‌دهنده ذهن

ویژگی‌های این نوع ابزارها عبارت‌اند از:

• • عمدتا بر اساس یک فرایند منطقی استوارند.
  • عمدتا مبتنی بر پرسش‌های مکرر هدایت‌گر هستند.
  • دقت و کیفیت نتیجه بستگی زیاد به قدرت و انسجام ذهنی استفاده‌کننده دارد.
  • عمدتا نیاز به وجود عامل سوم برای استفاده از ابزار موجود دارد (مشاور، تحلیل‌گر، طراح یا …)
  • استفاده از این ابزارها نیز ممکن است نیاز به ابزارهای دیگری داشته باشد. عمدتا این ابزارها به صورت ترکیبی استفاده می‌شوند.
  • به استخراج حداکثری داده موجود در ذهن کمک می‌کنند.
  • لایه مفهومی را به خوبی استخراج می‌کند و برای کاویدن ذهن افراد و گروه‌ها مناسب است. این ابزارها خصوصا قبل از اینکه به ساختار برسند کلیدی هستند. عمدتا در ابزارهای ترکیبی و ترتیبی از این ابزارها وجود دارد.
  • از گم شدن در عوامل و متغیرهای متعدد جلوگیری می‌کنند.
  • از بازگشت و دوباره‌کاری ذهنی جلوگیری می‌کنند.
  • برای طراحی چنین ابزارهایی آشنایی با منطق بسیار کلیدی است. توانمندی استفاده از این کلمات کلیدی است: چی؟، کی؟، کِی؟، کجا؟، چرا؟، چگونه؟، که چی؟ و …
  • آشنایی با این ابزارها به کسانی که ذهن توانمند و سبک خاص فکر کردن دارند به شدت توصیه می‌شود؛ چون کمک می کند این افراد ذهن خود را مدون و منظم کنند.

ابزارهای ساختاردهنده

ویژگی‌های این نوع ابزارها عبارت‌اند از:

• • مهم‌ترین بخش ابزارهای منطقی هستند. (تقریبا در اغلب ابزارهای ترکیبی مهم این نوع ابزار وجود دارد.)
  • قالب‌های قوام یافته و ساختارهای مشخص دارند.
  • طراحی ابزارها باید توسط متخصصین حوزه‌ها صورت گیرد.
  • نزدیکترین ابزارها به لایه اجرا هستند.
  • خوانش‌های حداقلی در استفاده و فهم ابزارها وجود دارد.
  • تعداد ابزارها در یک موضوع زیاد است. (مثلا در برنامه ریزی استراتژیک که مفهوم واحدی است چندین ابزار متفاوت وجود دارد.)
  • ابزارهای ساختاردهنده حوزه‌ای است که علمای علم برنامه‌ریزی و مدیریت و کسانی که ابزار می‌سازند، بدان ورود می‌کنند.
  • ابزار کمکی در استفاده از ابزارهای قبلی هستند.

علت اهمیت این ابزارها عبارت‌اند از:

• • توانمندسازی افراد در ثبت اطلاعات و تحلیل‌های زمان‌مبنا. در لایه های قبلی ذهن فرد در زمان گم می‌شود، وقتی امروز فرد یک سیری را طی می‌کند روز بعد سیر دیگری را طی خواهد کرد.
  • یکپارچه‌سازی ترمینولوژی و فهم (خوانش چندگانه بسیار کم است)
  • ایجاد قابلیت تحلیل تعداد زیادی متغیر به صورت همزمان (مثلا در IFE همزمان ۱۶۰ نوع متغیر همزمان در یک روش اعمال می شود.)
  • ایجاد قابلیت نگاشت مفاهیم ذهنی به صورت همه فهم
  • فراهم کردن امکان تست و آزمون یک ایده
  • مدل کردن و ساده‌سازی مفاهیم پیچیده

البته این ابزارها تهدیداتی نیز دارند که عبارت‌اند از:

• • استفاده از این ابزارها بدون توجه به لایه بالاتر آنها گمراه کننده است. منظور از لایه‌ی بالاتر:
    • در سطح انتخاب: که انتخاب و طراحی این ابزارها باید حسب مساله‌ای که قرار است حل شود، باشد.
    • در سطح کاربرد: مفهومی که پشت این ابزارها بوده است، چیست و برای چه منظوری ایجاد شده‌اند.
  • ابزارها را به صورت کل غیرقابل تجزیه و غیر قابل تغییر دیدن باعث می‌شود تا پاسخ به یک مسئله برحسب ابزار داده شود که ممکن است این پاسخ متناسب با مسئله نباشد. راه حل خروج از این مشکل تجزیه کردن ابزار است. در یک ابزار همیشه نیاز نیست که تا آخرین مرحله آن پیش رفت بلکه گاهی می‌توان یک بخشی از آن را حذف کرد و یک ماژول دیگر از یک ابزار دیگر جایگزین آن کرد. تجزیه ابزار به فهم بهتر کمک می کند. وقتی تمام اجزای یک ابزار شناخته شود، روش‌های مختلف ترکیب اجزا می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد. شاید بهترین ترکیب همان ترکیب اولیه باشد ولی صرف اتکا به آن ترکیب شاید مفید نباشد.
  • تبدیل شدن استفاده از ابزار به هدف آفت فراگیری است. به عنوان مثال در بسیاری از سازمان‌ها برنامه‌ریزی استراتژیک یا نقشه استراتژیک تبدیل به هدف شده‌اند، در صورتی که خود این‌ها ابزارهایی برای رسیدن به اهداف دیگر هستند. ابزارها خیلی زود به هدف تبدیل می‌شوند.

ابزارهای هدایت‌کننده

ویژگی‌های این نوع ابزارها عبارت‌اند از:

• • کاربر عمدتاً از مفاهیم و موضوعات مطلع نیست. (منظور از کاربر، کاربر نهایی است. مثلا در شاخص ISO عمدتا کاربر نمی‌داند برای چه منظوری باید به شاخص‌های مطرح شده دست یابد و فقط می‌داند که اگر این شاخص‌ها محقق شوند به گواهینامه خواهد رسید. یا مثلا افزایش حضور زن در جامعه یکی از شاخص های آمادگی برای ورود به جامعه جدید اطلاعاتی است اما دلیل آن مشخص نیست.)
  • ابزارها بیشتر اعتباری و قراردادی هستند. ( افراد قرارداد کرده‌اند که این ابزارها مناسب هستند)
  • با تغییر اهداف، تغییر می‌کند.
  • عمدتاً محتوا و قالب با هم است و جداکردن یا تغییرات اساسی در محتوا سخت امکان‌پذیر است.
  • تغییر محتوا اعتبار ابزار را با مشکل مواجه می‌کند. مثلاً اگر شاخص توسعه تغییر داده شود، کسی با شاخص‌های جدید توسعه یافتگی را تایید نمی‌کند. یا اگر مفاهیم ISO تغییر داده شوند و حتی شاخص‌های مثبتی جایگزین شوند چون با شاخص‌های اصلی ISO متفاوت است گواهینامه صادر نخواهد شد.
  • طراحی و تولید این ابزارها برای اداره جامعه و توسعه گفتمان بسیار حیاتی است.
  • برای طراحی این ابزارها اشراف داشتن روی ابزارهای سه‌گانه قبل و استفاده از آنها ضروری است.

ابزارهای پیچیده

ویژگی‌های این نوع ابزارها عبارت‌اند از:

• • از ترکیب یا ادغام سایر ابزارها حاصل می‌شوند. (بین ترکیب و ادغام تفاوت وجود دارد به طوری که جداسازی اجزای ابزار مرکب تا حدودی ساده است، اما جداسازی اجزای یک ابزاری که حاصل ادغام چند ابزار ساده است، مشکل است.)
  • غالب ابزارهای رایج لایه منطقی از این دست هستند.
  • در ابزارهای پیچیده معمولا سامان‌دهی، ساختاردهی و هدایت اذهان همزمان انجام می‌شود.
  • مطلوبیت این ابزارها بسیار بیشتر از جمع جبری ابزارهای ساده استفاده شده در آنها است.
  • تجزیه این ابزارها به ابزارهای پایه کاری مشکل است.
  • برای تجزیه و فهم درست این ابزارها، تسلط به ابزارهای چهارگانه بالا و قدرت تجزیه و تحلیل مناسب و توانمندی جداسازی محتوا از قالب نیاز است.